Haaksbergen en de nieuwe privacy wet (AVG)

Zoals wellicht via de media is vernomen treedt vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening m.b.t. de privacy van persoonsgegevens in werking. Deze verordening is bekend onder de naam Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als vereniging verwerken wij ook persoonsgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoon, bankrekening, geboortedatum, datum van lidmaatschap. Het is aan de vereniging om te zorgen dat de persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor deze worden verwerkt. De vereniging verwerkt deze gegevens voor:

  • Communicatie
  • Contributie inning

Hiermee willen wij iedereen informeren hoe wij als vereniging omgaan / zijn omgegaan met deze Europese wetgeving.

Bij de KNVB (via Sportlink) worden door onze ledenadministratie alleen de leden geregistreerd die actief betrokken zijn bij het spelen van competitiewedstrijden, d.w.z. spelers en begeleiding. Zij hebben ook een officieel relatienummer bij de bond. Sportlink verwerkt de gegevens in opdracht van – en heeft een overeenkomst met de KNVB. Hoe de KNVB omgaat met de persoonsgegevens is te lezen op: https://www.knvb.nl/info/3043/privacy

Diverse personen binnen de vereniging hebben eigen login gegevens om gebruik te maken van Sportlink. D.m.v. gebruikersrechten is de inzage in persoonsgegevens afgeschermd voor degenen die daar geen toegang toe hoeven te hebben.

Wij als vereniging moeten natuurlijk ook zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens die aan ons verstrekt worden. Deze gegevens zijn central opgeslagen bij de ledenadministratie. De gegevens die aan ons zijn verstrekt worden vertrouwelijk behandeld en alleen ter beschikking gesteld aan personen – die vanuit hun functie binnen de vereniging – deze echt nodig hebben. Enkele voorbeelden:

  • Clubblad bezorging: NAW gegevens
  • Technische commissie t.b.v. teamindeling: NAW gegevens + geboortedatum (m.n. jeugdindeling)

De personen die het ledenbestand (of delen daarvan) ontvangen zullen de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor zij deze nodig hebben.

Zodra iemand zich afmeldt worden de gegevens uit Sportlink verwijderd. In onze eigen administratie worden de gegevens gemarkeerd als zijnde “lid af”. De gemarkeerde leden worden ieder half jaar uit de administratie verwijderd.

Voor de beveiliging tegen inbraak en vernieling hangen in en om de kantine camera’s die op gezette tijden opnames maken van personen (ook dat zijn gegevens). Deze beelden worden wekelijks beoordeeld of ze bewaard moeten worden. Indien niet, dan worden ze verwijderd.

Wij zijn nog bezig om te onderzoeken hoe het zit met foto’s e.d. op de website en Facebook pagina. Voorlopig zullen deze gewoon blijven staan.

Omdat wij ook gegevens bijhouden van strafrechtelijke aard (VOG voor vrijwilligers) zijn wij verplicht een Functionaris Gegevensbeheer aan te stellen. Deze persoon houdt toezicht op de naleving van de wet en adviseert daar waar nodig. Bij de v.v. Haaksbergen is Goos van der Klei bereid gevonden deze functie op zich te nemen.

Als vereniging hebben we al grote stappen genomen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, maar we zijn er nog niet. Sommige zaken zijn al benoemd waarin actie wordt ondernomen, maar het komende jaar zullen er ongetwijfeld nog zaken naar boven komen, waar “iets” aan gedaan moet worden.